Факсимиле

Применение факсимиле в делопроизводстве – это экономно и удобно. Особенно актуален данный вид печатей на предприятиях с высоким документооборотом. Не менее востребованы факсимиле в компаниях, где руководители вынуждены часто отсутствовать в связи с особенностями бизнеса. Но отлучка топ-менеджеров не должна сказываться на производственном процессе. Ведь в современных компаниях принято экономить каждую минуту. Именно поэтому факсимиле активно используется на крупных предприятиях.

 Особенности применения

 Необходимо помнить, что использование «чудо-штампа» подходит не для всех документов. При подписании договоров, например, в них должен присутствовать пункт, фиксирующий согласие сторон на применение факсимиле. Этот момент также может оговариваться в дополнительном соглашении. Но он непременно должен быть закреплен документально. Если пункт о согласии сторон присутствует, то можно смело ставить на документ факсимильную печать. В иных случаях такая подпись будет недействительной.

 Практические нюансы

 Если руководство предприятия принимает решение подписывать документы с помощью факсимильной печати, то их перечень должен быть зафиксирован официально. Иначе в случае возникновения споров придется доказывать правомерность своих действий.

 Например, некоторые компании указывают, что факсимиле может использоваться только при визировании документов, носящих справочно-информационную направленность. Ими могут быть поздравления, приглашения на презентацию, коммерческие предложения. А вот применять их для утверждения подлинников договоров нельзя. Для важных соглашений это является существенным моментом. Таким образом руководство компаний может обезопасить себя от неправомерных действий со стороны третьих лиц.

 Но сегодня во многих организациях не существует списка документов, на которых может ставиться факсимильная печать. Порядок ее применения не зафиксирован нигде. Нередко начальники сами решают, где может применяться их факсимильная подпись, а где – нет. При этом многие из них забывают о требованиях отечественного законодательства.

 В случае отсутствия утвержденного списка документов при определении возможности применения факсимильной печати надо быть необыкновенно внимательным. Ведь обычное письмо может оказаться договором, предполагающим согласие на сделку. Чтобы избежать трудностей в решении этого вопроса, можно внедрить норму, согласно которой подпись на документ будет ставиться только после его подписания юристом. Это даст возможность снять бремя ответственности с человека, которому доверили проставление факсимильной подписи в отсутствие руководства.

500р.

Показано с 1 по 1 из 1 (всего 1 страниц)